Kodėl užduočių dėžutė – ne tik dar vienas įrankis
Dirbdamas Kaune su įvairiomis įmonėmis, pastebėjau vieną įdomią tendenciją: daugelis verslų turi užduočių valdymo sistemas, bet jas naudoja taip, tarsi tai būtų tik šiuolaikiškas popieriaus lapelių su užrašais pakaitalas. Tiesa ta, kad užduočių dėžutė gali būti kur kas daugiau – tai jūsų verslo nervų sistema, kuri padeda koordinuoti komandą, išvengti chaoso ir užtikrinti, kad svarbūs dalykai neišslysta pro pirštus.
Problema ta, kad daugelis žmonių tiesiog sukrauna visas užduotis į vieną sąrašą ir tikisi, kad magiškai viskas išsispręs. Neišsispręs. Reikia sistemos, kuri būtų pritaikyta būtent jūsų verslo specifikai. Nesvarbu, ar vadovaujate restoranui Senamiestyje, IT įmonei Aleksote, ar gamybos verslui Petrašiūnuose – principai tie patys, bet pritaikymas skiriasi.
Pirmasis žingsnis: aiškiai apibrėžkite užduočių tipus
Viena didžiausių klaidų, kurią matau – viskas kraunama į vieną krūvą. Skubus kliento skambutis atsiduria šalia ilgalaikio projekto planavimo, o kasdienės rutinos užduotys maišosi su strateginiais tikslais. Tai kaip bandyti rūšiuoti skalbinius – jei viską sukrausite kartu, rezultatas bus apgailėtinas.
Pradėkite nuo to, kad sukurkite bent kelis pagrindinius užduočių tipus. Pavyzdžiui, Kauno IT įmonėje, su kuria dirbau, išskyrėme: klientų užklausas, programavimo užduotis, vidaus procesus ir strateginius projektus. Kiekvienas tipas turėjo savo spalvą ir žymą sistemoje.
Praktiškai tai atrodo taip: kai atsiranda nauja užduotis, pirmas klausimas nėra „kada tai padaryti”, o „kokio tipo tai užduotis”. Tai padeda ne tik organizuoti, bet ir deleguoti – žinote, kas jūsų komandoje geriausiai tinka konkrečiam užduočių tipui.
Viena Kauno reklamos agentūra, kurią konsultavau, ėjo dar toliau ir sukūrė net septynias kategorijas. Iš pradžių atrodė per daug, bet po mėnesio jie pripažino, kad tai leido jiems aiškiai matyti, kur jų komanda leidžia labiausiai laiko ir kur yra butelių kakliukai.
Prioritetų nustatymas: ne viskas yra skubu
Štai kur daugelis Kauno verslų susiduria su didžiausia problema – viskas atrodo svarbu. Klientas skambina ir sako, kad tai skubu. Vadovas sako, kad reikia padaryti šiandien. Kolega prašo pagalbos „tik penkioms minutėms”. Ir štai jūsų diena virsta chaotiška reakcija į įvairius signalus, o ne suplanuotu darbu.
Eisenhowerio matrica – tai ne naujiena, bet daugelis jos nenaudoja praktiškai. Turėtumėte turėti aiškią sistemą, kaip skirstote užduotis pagal svarbą ir skubumą. Ir štai čia svarbu: ne viskas, kas skubu, yra svarbu. Kartais reikia drąsos pasakyti klientui ar kolegai, kad jų „skubi” užduotis iš tikrųjų gali palaukti.
Viename Kauno logistikos versle įdiegėme paprastą sistemą: raudona žyma – daryti šiandien, geltona – iki savaitės pabaigos, žalia – ilgalaikiai projektai. Bet svarbiausia buvo tai, kad nustatėme taisyklę: ne daugiau kaip 20% užduočių gali būti raudonos. Jei atsiranda daugiau, reikia sustoti ir pergalvoti, kas iš tikrųjų yra prioritetas.
Deleguokite protingai, ne tik greitai
Daugelis vadovų Kaune mano, kad delegavimas – tai tiesiog užduoties priskyrimas kam nors kitam. Bet tai tik pusė tiesos. Protingas delegavimas reiškia, kad užduotis patenka pas tinkamą žmogų, su tinkamais ištekliais ir aiškiais lūkesčiais.
Kai priskiriате užduotį komandos nariui, turėtumėte atsakyti į tris klausimus: ar šis žmogus turi reikiamų įgūdžių, ar turi pakankamai laiko, ir ar supranta, kodėl ši užduotis svarbi. Jei bent vienas atsakymas neigiamas, delegavimas greičiausiai nepavyks.
Praktinis patarimas: užduočių dėžutėje visada įtraukite ne tik tai, ką reikia padaryti, bet ir kodėl tai svarbu. Viena Kauno dizaino studija pradėjo prie kiekvienos užduoties pridėti vieną sakinį apie jos tikslą. Rezultatas? Komandos nariai pradėjo priimti geresnius sprendimus, nes suprato platesnį kontekstą.
Taip pat svarbu suprasti, kad kai kurios užduotys nėra deleguotinos. Strateginiai sprendimai, svarbūs klientų santykiai, komandos formavimas – tai dalykai, kuriuos vadovas turi daryti pats. Ir tai irgi turėtų atsispindėti jūsų užduočių sistemoje.
Laiko įvertinimas: kodėl visada užtrunka ilgiau
Vienas iš didžiausių nusivylimų, su kuriais susiduriu konsultuodamas Kauno verslininkus – jie nuolat nustemba, kodėl užduotys užtrunka ilgiau nei planuota. Atsakymas paprastas: mes visi esame pernelyg optimistiški vertindami laiką.
Yra tokia taisyklė, kurią vadinu „Kauno koeficientu” – bet kokį jūsų laiko įvertinimą padauginkite iš 1,5. Jei manote, kad užduotis užtruks dvi valandas, planuokite tris. Skamba pesimistiškai? Galbūt. Bet po kelių mėnesių stebėjimo daugelis įmonių patvirtino, kad šis koeficientas yra stulbinamai tikslus.
Kodėl taip nutinka? Nes mes dažniausiai įvertiname tik pačią užduotį, bet pamirštame apie visus kitus dalykus: el. laiškus, skambučius, susirinkimus, kavos pertraukėles, techninius sutrikimus. Viena Kauno buhalterinė įmonė pradėjo sekti faktinį laiką, praleistą užduotims, ir palygino su pradiniais įvertinimais. Rezultatas? Vidutiniškai užduotys užtruko 47% ilgiau nei planuota.
Ką su tuo daryti? Užduočių dėžutėje įtraukite ne tik terminą, bet ir įvertintą laiką. Po užduoties užbaigimo užfiksuokite faktinį laiką. Po kelių mėnesių turėsite duomenų, kurie padės tiksliau planuoti ateityje.
Reguliarus peržiūrėjimas: sistema, kuri veikia tik tada, kai ja rūpinatės
Daugelis Kauno verslų sukuria puikią užduočių valdymo sistemą, naudoja ją kelias savaites, o paskui ji pamažu virsta chaotiška užduočių kapine. Kodėl? Nes nėra reguliarios peržiūros rutinos.
Turėtumėte turėti bent tris peržiūros lygius. Kasdienė peržiūra ryte – 10-15 minučių, kai pažiūrite, kas jūsų laukia šiandien. Savaitinė peržiūra – apie valandą penktadienio popietę ar pirmadienio rytą, kai peržiūrite visą savaitę ir perorganizuojate prioritetus. Ir mėnesinė peržiūra – kai žiūrite į didesnį vaizdą ir įsitikinate, kad jūsų kasdienės užduotys vis dar atitinka strateginius tikslus.
Viena Kauno e-komercijos įmonė įvedė tokią taisyklę: kiekvienas penktadienis nuo 16 iki 17 valandos – tai „užduočių valanda”. Visi komandos nariai tuo metu peržiūri savo užduotis, uždaro pasenusias, perorganizuoja prioritetus ir planuoja kitą savaitę. Iš pradžių buvo pasipriešinimo, bet po mėnesio tai tapo natūralia rutina, kuri žymiai pagerino produktyvumą.
Technologijos: pasirinkite įrankį, kuris tinka jums
Kaune matau visokių užduočių valdymo įrankių – nuo Excel lentelių iki sudėtingų projektų valdymo platformų. Tiesa ta, kad nėra vieno „geriausio” įrankio. Yra įrankis, kuris tinka būtent jūsų verslui, jūsų komandai ir jūsų darbo stiliai.
Mažam verslui su 3-5 žmonėmis gali puikiai pakakti Trello ar Asana. Vidutiniam verslui su keliais skyriais gali reikėti kažko galingesnio, kaip Monday.com ar Jira. Didelėms organizacijoms gali prireikti integruotų sprendimų su CRM ir kitomis sistemomis.
Bet štai kas svarbiausia: nepasiduokite pagundai pasirinkti sudėtingiausią įrankį su daugiausia funkcijų. Pasirinkite tą, kurį jūsų komanda iš tikrųjų naudos. Geriau paprasta sistema, kurią visi naudoja, nei sudėtinga, kurią naudoja tik jūs.
Viena Kauno statybų įmonė bandė įdiegti labai sudėtingą projektų valdymo sistemą. Po trijų mėnesių kovos jie grįžo prie paprastesnio sprendimo, kuris turėjo mažiau funkcijų, bet buvo intuityvesnis. Produktyvumas iš tikrųjų padidėjo, nes žmonės nebeleido pusės laiko bandydami suprasti, kaip sistema veikia.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Efektyvi užduočių organizacija nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas, kuris reikalauja dėmesio ir pritaikymo. Tai, kas veikia vienai Kauno įmonei, gali neveikti kitai. Svarbu pradėti nuo pagrindų: aiškiai apibrėžti užduočių tipus, nustatyti prioritetus, protingai deleguoti, realistiškai įvertinti laiką ir reguliariai peržiūrėti sistemą.
Nepamirškite, kad technologijos yra tik įrankis. Svarbiausia yra jūsų požiūris ir komandos įsitraukimas. Geriausia sistema yra ta, kurią visi supranta ir naudoja, ne ta, kuri atrodo įspūdingiausia pardavimo prezentacijoje.
Pradėkite nuo vieno ar dviejų patarimų iš šio straipsnio. Išbandykite juos mėnesį. Pamatysite, kas veikia jūsų verslui, o kas ne. Paskui pridėkite dar vieną elementą. Lėtai, bet užtikrintai jūsų užduočių valdymas taps ne našta, o įrankiu, kuris padeda jums ir jūsų komandai pasiekti daugiau su mažiau streso.
Ir atminkite: tobulos sistemos nėra. Yra tik sistema, kuri nuolat tobulėja ir prisitaiko prie jūsų verslo poreikių. Kauno verslas yra dinamiškas ir įvairus – jūsų užduočių valdymo sistema turėtų būti tokia pat.